Absicherung von Investitionen durch die Verifikation der Raum- und Layoutplanung

Einsatz der Simulation zur Planungsunterstützung

Vor der Freigabe von Investitionsmitteln in Höhe von rund 60 Millionen Euro für den Neubau eines Ambulanzgebäudes mit angebundenem Parkdeck wollte die Klinikleitung sicher gehen, dass mit der Realisierung der vorgeschlagenen Raum- und Layout Planung die prognostizierten Patientenzahlen bewältigt werden können und sich die Warte- und Durchlaufzeiten in einem patientenfreundlichen Rahmen bewegen.

In dem neuen Ambulanzgebäude sollen sämtliche Ambulanzen zusammengefasst werden, um die große Zahl der ambulanten Patienten optimal versorgen zu können. Das Zentrallabor und die Radiologie sollen ebenfalls in den Neubau integriert werden.

Das Projekt stellt die zweite Phase der vor vier Jahren begonnenen Neuausrichtung des Klinikums dar.

In der ersten Phase waren die zentrale Patientenaufnahme sowie sämtliche OP-Säle in einem neuen Gebäude zusammengefasst worden. Bedingt durch eine Fehldimensionierung der Raumplanung kommt es ständig zu langen Wartezeiten bei der Patientenaufnahme.

Geprägt durch die schlechten Erfahrungen der ersten Erweiterungsstufe sollte mit Hilfe der Simulation die projektierte Raum- und Layout Planung verifiziert werden.

Folgende Fragen waren mit Hilfe des Simulationsmodells zu beantworten:

• Gibt es - auch zu Spitzenzeiten - genügend Parkplätze in Nähe der Eingänge zu den einzelnen Ambulanzen?
• Gibt es genügend Warteraumplätze für die Patienten und deren Begleitpersonen?
• Wie sieht die Auslastung der unterschiedlichen Funktions- und Warteflächen sowie der Anmeldung aus?
• Welches Patientenaufkommen kann maximal bewältigt werden?

Auf Basis der Layout Planung wurde ein maßstabgetreues Simulationsmodell entwickelt, das sowohl den Patientenfluss in den Ambulanzen als auch die Fahrzeugbewegungen in der Tiefgarage abbildet.

Das Modell dokumentiert den gesamten Patientendurchlauf von der Einfahrt auf das Parkdeck über die Anmeldung, die Ambulanz selbst bis zurück auf das Parkdeck.

Ergebnisse für Raumauslastungen, Durchlauf- und Wartezeiten wurden für die Verifikation und Neudimensionierung der Planung herangezogen.

Das ursprünglich vorgeschlagene Layout war von dem Wunsch des Managements nach genügend Wartefläche - aufgrund der schlechten Erfahrungen - geprägt.

Mit Hilfe der Simulationsstudien konnte schnell eine sinnvolle Aufteilung zwischen Funktions-, Warte- und Aufnahmeflächen gefunden werden, die auch dem Wunsch des ärztlichen Direktors nach der benötigten Funktionsfläche sehr nahe kam.

Die Sensitivitätsanalyse des Modells im Hinblick auf das erwartete zukünftige Patientenaufkommen zeigte, dass mit dem dargestellten Raumprogramm die Bewältigung des Patientenaufkommens bis zu einer scharfen Grenze möglich ist.

Jede weitere Steigerung würde zu dramatischen Steigerungen der Warte- und Durchlaufzeiten führen.

Steigerung der Patientenzufriedenheit durch einen deutlichen Abbau der Wartezeiten

Reorganisation einer HNO-Ambulanz durch Simulation

Die Ambulanz der HNO-Klinik eines großen deutschen Klinikums war in die Schlagzeilen der regionalen Presse geraten.

Patienten beschwerten sich über stundenlange Wartezeiten, die in keinem Verhältnis zu den Untersuchungs- und Behandlungszeiten standen.

Nachdem gemeinsam mit den Anwendern die Ziele der Simulationsstudie definiert wurden, erfolgte eine detaillierte Aufnahme der Ist-Prozesse und die Erhebung der benötigten Daten.

Dazu wurden unterschiedliche Gruppen für die Zuordnung der Patienten definiert: Erst- bzw. Kontrolluntersuchung, Sprechstunde, Konsil- und Notfälle.

Für jeden Patienten wurde mit Hilfe eines Erhebungsbogens auf der Patientenakte die Ankunftszeit sowie die Art und Dauer aller durchgeführten Untersuchungen dokumentiert.

Parallel zur Datenerhebung erfolgte in der Simulation die Modellierung der Kernprozesse einschließlich des Einsatzes der Mitarbeiter. Mit Hilfe der Anwender wurde das Ist-Szenario verifiziert.

Die Realität konnte sofort im Modell nachvollzogen werden: bereits kurz nach Betriebsbeginn füllten sich die Wartezimmer; sie leeren sich nur langsam und diskontinuierlich bis in den Nachmittag.

Im nächsten Schritt galt es, das Modell exakt zu analysieren und die „Bottlenecks“, also die das System limitierenden Elemente, zu bestimmen.

Mit Hilfe der Animation und der Simulationsergebnisse konnten als wesentliche Faktoren das Einbestellraster sowie die lückenhafte Anwesenheit des Oberarztes identifiziert werden.

Mit Hilfe der Simulation konnte weiter nachgewiesen werden, dass die ursprünglich geplante Erweiterung der Kapazität der Untersuchungsräume und Wartezimmer sowie die Kapazität der Anmeldung zu keiner Verkürzung der Wartezeiten führen würde.

Nach Verifikation unterschiedlicher Alternativen konnte aufgezeigt werden, dass das folgende Maßnahmenpaket zu einer Reduzierung der Wartezeiten um 70 % führt:

• Harmonisierung des Einbestellrasters
• Sicherstellung der kontinuierlichen Präsenz des Ambulanz-Oberarztes
• Sicherstellung der vollständigen Personalbesetzung ab Öffnung der Ambulanz, verbunden mit dem Übergang von einem täglichen zu einem wöchentlichen Wechsel, in der ärztlichen Besetzung der Ambulanz

 
Der Einsatz der Simulation als Kommunikationswerkzeug hat sich hervorragend bewährt. Es ist gelungen, mit allen Beteiligten auf einer rein sachlichen Ebene zu diskutieren.

Weiter konnte nachgewiesen werden, dass eine signifikante Reduzierung der Wartezeiten allein durch organisatorische Maßnahmen möglich ist.

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