Gesundheitswesen

Absicherung von Investitionen durch die Verifikation der Raum- und Layoutplanung

Einsatz der Simulation zur Planungsunterstützung

Vor der Freigabe von Investitionsmitteln in Höhe von rund 60 Millionen Euro für den Neubau eines Ambulanzgebäudes mit angebundenem Parkdeck wollte die Klinikleitung sicher gehen, dass mit der Realisierung der vorgeschlagenen Raum- und Layout Planung die prognostizierten Patientenzahlen bewältigt werden können und sich die Warte- und Durchlaufzeiten in einem patientenfreundlichen Rahmen bewegen.

In dem neuen Ambulanzgebäude sollen sämtliche Ambulanzen zusammengefasst werden, um die große Zahl der ambulanten Patienten optimal versorgen zu können. Das Zentrallabor und die Radiologie sollen ebenfalls in den Neubau integriert werden.

Das Projekt stellt die zweite Phase der vor vier Jahren begonnenen Neuausrichtung des Klinikums dar.

In der ersten Phase waren die zentrale Patientenaufnahme sowie sämtliche OP-Säle in einem neuen Gebäude zusammengefasst worden. Bedingt durch eine Fehldimensionierung der Raumplanung kommt es ständig zu langen Wartezeiten bei der Patientenaufnahme.

Geprägt durch die schlechten Erfahrungen der ersten Erweiterungsstufe sollte mit Hilfe der Simulation die projektierte Raum- und Layout Planung verifiziert werden.

Folgende Fragen waren mit Hilfe des Simulationsmodells zu beantworten:

  • Gibt es - auch zu Spitzenzeiten - genügend Parkplätze in Nähe der Eingänge zu den einzelnen Ambulanzen?
  • Gibt es genügend Warteraumplätze für die Patienten und deren Begleitpersonen?
  • Wie sieht die Auslastung der unterschiedlichen Funktions- und Warteflächen sowie der Anmeldung aus?
  • Welches Patientenaufkommen kann maximal bewältigt werden?

Auf Basis der Layout Planung wurde ein maßstabgetreues Simulationsmodell entwickelt, das sowohl den Patientenfluss in den Ambulanzen als auch die Fahrzeugbewegungen in der Tiefgarage abbildet.

Das Modell dokumentiert den gesamten Patientendurchlauf von der Einfahrt auf das Parkdeck über die Anmeldung, die Ambulanz selbst bis zurück auf das Parkdeck.

Ergebnisse für Raumauslastungen, Durchlauf- und Wartezeiten wurden für die Verifikation und Neudimensionierung der Planung herangezogen.

Das ursprünglich vorgeschlagene Layout war von dem Wunsch des Managements nach genügend Wartefläche - aufgrund der schlechten Erfahrungen - geprägt.

Mit Hilfe der Simulationsstudien konnte schnell eine sinnvolle Aufteilung zwischen Funktions-, Warte- und Aufnahmeflächen gefunden werden, die auch dem Wunsch des ärztlichen Direktors nach der benötigten Funktionsfläche sehr nahe kam.

Die Sensitivitätsanalyse des Modells im Hinblick auf das erwartete zukünftige Patientenaufkommen zeigte, dass mit dem dargestellten Raumprogramm die Bewältigung des Patientenaufkommens bis zu einer scharfen Grenze möglich ist.

Jede weitere Steigerung würde zu dramatischen Steigerungen der Warte- und Durchlaufzeiten führen.

Gemeinsame Aufgabe

  • Bewältigung der prognostizierten Patientenzahlen mit patientenfreundlichen Warte- und Durchlaufzeiten.

Unsere Lösung

  • Verifikation der Raum- und Layout Planung mit Hilfe von Simulationsmodellen.

Ihr Erfolg

  • Absicherung der Investitionsplanung.
  • Kenntnis des maximal möglichen Patientendurchsatzes.

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Steigerung der Patientenzufriedenheit durch einen deutlichen Abbau der Wartezeiten

Reorganisation einer HNO-Ambulanz durch Simulation

Die Ambulanz der HNO-Klinik eines großen deutschen Klinikums war in die Schlagzeilen der regionalen Presse geraten.

Patienten beschwerten sich über stundenlange Wartezeiten, die in keinem Verhältnis zu den Untersuchungs- und Behandlungszeiten standen.

Nachdem gemeinsam mit den Anwendern die Ziele der Simulationsstudie definiert wurden, erfolgte eine detaillierte Aufnahme der Ist-Prozesse und die Erhebung der benötigten Daten.

Dazu wurden unterschiedliche Gruppen für die Zuordnung der Patienten definiert: Erst- bzw. Kontrolluntersuchung, Sprechstunde, Konsil- und Notfälle.

Für jeden Patienten wurde mit Hilfe eines Erhebungsbogens auf der Patientenakte die Ankunftszeit sowie die Art und Dauer aller durchgeführten Untersuchungen dokumentiert.

Parallel zur Datenerhebung erfolgte in der Simulation die Modellierung der Kernprozesse einschließlich des Einsatzes der Mitarbeiter. Mit Hilfe der Anwender wurde das Ist-Szenario verifiziert.

Die Realität konnte sofort im Modell nachvollzogen werden: bereits kurz nach Betriebsbeginn füllten sich die Wartezimmer; sie leeren sich nur langsam und diskontinuierlich bis in den Nachmittag.

Im nächsten Schritt galt es, das Modell exakt zu analysieren und die „Bottlenecks“, also die das System limitierenden Elemente, zu bestimmen.

Mit Hilfe der Animation und der Simulationsergebnisse konnten als wesentliche Faktoren das Einbestellraster sowie die lückenhafte Anwesenheit des Oberarztes identifiziert werden.

Mit Hilfe der Simulation konnte weiter nachgewiesen werden, dass die ursprünglich geplante Erweiterung der Kapazität der Untersuchungsräume und Wartezimmer sowie die Kapazität der Anmeldung zu keiner Verkürzung der Wartezeiten führen würde.

Nach Verifikation unterschiedlicher Alternativen konnte aufgezeigt werden, dass das folgende Maßnahmenpaket zu einer Reduzierung der Wartezeiten um 70 % führt:

  • Harmonisierung des Einbestellrasters
  • Sicherstellung der kontinuierlichen Präsenz des Ambulanz-Oberarztes
  • Sicherstellung der vollständigen Personalbesetzung ab Öffnung der Ambulanz, verbunden mit dem Übergang von einem täglichen zu einem wöchentlichen Wechsel, in der ärztlichen Besetzung der Ambulanz

 
Der Einsatz der Simulation als Kommunikationswerkzeug hat sich hervorragend bewährt. Es ist gelungen, mit allen Beteiligten auf einer rein sachlichen Ebene zu diskutieren.

Weiter konnte nachgewiesen werden, dass eine signifikante Reduzierung der Wartezeiten allein durch organisatorische Maßnahmen möglich ist.

Gemeinsame Aufgabe

  • Patienten beschweren sich über stundenlange Wartezeiten, die in keinem Verhältnis zu den tatsächlichen Untersuchungszeiten stehen.

Unsere Lösung

  • Mit Hilfe eines Simulationsmodells der Prozessabläufe werden die Ursachen für die Wartezeiten ergründet und Vorschläge zur Reorganisation des Ambulanzbetriebes erarbeitet und verifiziert.

Ihr Erfolg

  • Erkennen der tatsächlichen Faktoren für eine signifikante Reduzierung der Patientenwartezeiten.
  • Akzeptanz der gefundenen Lösung bei allen beteiligten Berufsgruppen, da die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Handlungsalternativen transparent sind und nachvollzogen werden können.

Universitätsklinikum dimensioniert mit Simulation das neue fahrerlose Transportsystem

Wirtschaftlichen Einsatz von FTS-Systemen ermöglichen

Ein großes deutsches Universitätsklinikum mit 1.600 Betten plante aufgrund vielfältiger Qualitätsprobleme und der Unzufriedenheit der Nutzer die Ablösung seines veralteten automatischen Warentransportsystems (AWT).

Dramatische Verspätungen und Fehllieferungen waren an der Tagesordnung.

Die aufgetretenen Probleme sollten durch ein neues, fahrerloses Transportsystem (FTS) gelöst werden.

Parallel zur Systemumstellung beabsichtigte das Klinikum die Logistikprozesse zu optimieren.

Dem FTS-System fällt dabei eine zentrale Rolle zu:

es versorgt die Stationen und Betriebsstellen mit Speisen und Getränken, Wäsche, Apotheken-, Lager- und Sterilgütern und übernimmt die Entsorgung des dort anfallenden Mülls.

Ziel war es, einen wirtschaftlichen Betrieb des FTS-Systems bei Erhöhung der Termintreue und der Reaktionsfähigkeit zu erreichen und damit auch die Zufriedenheit der Nutzer zu steigern.

Für eine erfolgreiche Arbeit des FTS-Systems müssen verschiedene organisatorische, technische und prozessbedingte Randbedingungen betrachtet werden.

Wesentliche Faktoren sind zum Beispiel

  • die Begrenzung der Betriebszeiten der Stationen
  • die Anzahl der zur Verfügung stehenden Fahrzeuge und der Aufzugskapazitäten
  • sowie die unbedingte Notwendigkeit, vorgegebene Lieferzeiten einzuhalten.


Um die vorgegebene Zielstellung zu erreichen, war ein ganzheitliches Verständnis der Logistikprozesse notwendig.

Dazu wurden über 80 Stationen und Betriebsstellen, die Aufzüge, Fahrwege und die FTS-Fahrzeuge sowie die Prozessabläufe und die organisatorischen Randbedingungen in einem dynamischen Simulationsmodell abgebildet.

Die Simulation versetzt die Anwender in die Lage, mit Hilfe der Animation schnell die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Alternativen zu erkennen.

Dabei wurde deutlich,

  • dass nicht die FTS-Fahrzeuge, sondern die Aufzüge den Durchsatz begrenzen
  • dass das System auf die Spitzenlasten zu Zeiten der Essenstransporte ausgelegt werden muss und nicht auf eine durchschnittliche Tageslast
  • dass der Einführung eines Fahrplans für die unterschiedlichen Transportaufgaben eine zentrale Bedeutung zukommt.


Mit Hilfe der Animation der Prozessabläufe wurde eine ideale Kommunikationsplattform für alle Personengruppen geschaffen, die sich mit dem Thema Krankenhauslogistik beschäftigen.

Die tatsächlichen Ursachen für die Unzufriedenheit der Anwender konnten aufgezeigt und gemeinsam verschiedene Lösungsalternativen diskutiert werden.

Durch die Beteiligung der Anwender an der Lösungsfindung wurde eine breite Basis für die erfolgreiche Implementierung des FTS-Systems geschaffen.

Gemeinsame Aufgabe

  • Dimensionierung eines fahrerlosen Transportsystems (FTS) als Ersatz für ein unzureichendes, veraltetes, automatisches Warentransportsystem (ATW).
  • Eliminierung der Engpässe des Gesamtsystems: FTS & Materialflusstechnik.

Unsere Lösung

  • Erstellung einer Simulationslösung bestehend aus dem FTS-System, den Materialflusselementen und der Steuerstrategie.
  • Modellierung des realen Transportaufkommens unter Berücksichtigung des Versorgungsbedarfs und der Arbeitszeiten der Verbraucher.

Ihr Erfolg

  • Erkennen der tatsächlichen Ursachen für ineffiziente Prozessabläufe im Warentransport.
  • Absicherung des Investitionsvolumens.
  • Konfiguration eines Fahrplans zum wirtschaftlichen Betrieb des FTS-Systems bei Verbesserung der Termintreue.

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